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2026年ルール変更対応【特定技能】新定期届出完全ガイド
特定技能外国人を雇用・支援するときは、「届出」が義務付けられています。
2026年度から、特定技能の定期届出の提出は、年4回の提出から年1回の提出に変更となりました。
【対象期間・提出期間】
〇対象期間 : 4月1日から翌年3月31日
〇提出期間 : 翌年5月31日までに提出
定期届出書類の作成・提出にあたっては、下記の法令およびルールを必ず遵守してください。
〇届出は、特定技能所属機関（受入れ企業または個人事業主）が届け出る必要があります。
〇登録支援機関が特定技能外国人所属機関の代わりに届出書類を作成して届出を行うことは認められません。
〇行政書士でない者が、他人の依頼を受け、「支援委託費」等いかなる名目によるかを問わず報酬を得て、官公署に提出する書類の作成を行うことは行政書士法第1条の3および第19条により禁止されています。なお、違反した場合はその行為者に1年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金が科されるとともに、その法人または人に対しても100万円の罰金が科されます。
〇特定技能所属機関からの届出が適正に履行されていない場合、特定技能外国人を受け入れることができなくなります。
〇特定技能所属機関が登録支援機関に支援の全部の実施を委託している場合は、登録支援機関による支援実施状況を取りまとめて、提出する必要があります。
〇特定技能所属機関から登録支援機関による支援状況が提出されない場合、登録支援機関の登録が取り消されることがあります。
〇届出書類の作成は、行政書士法等の法令に基づき、他人の依頼を受けて報酬を得て、官公署へ提出する書類を作成することが認められている行政書士等に対して委任することができます。
〇これら以外の者に委任することは、行政書士法等に抵触するおそれがあるほか、適正な届出が履行されていないとみなされます。
〇行政書士等へ書類作成を委任する場合は、関係性を証明する資料として委任状の提出が必要です。
目次
定期届出のポイント
届出書類の作成・提出ににあたっては、入管から公表されている最新の各種資料・情報をよく確認し、適正な届出を心がけましょう。
詳しくはこちら
特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出提出資料
全ての特定技能所属機関が提出する書類
| 書類 | 書式 | 備考 |
|---|---|---|
| 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書 | 参考様式 第3-6号 | ➢法人の場合は、本店・本社が1部。 ➢個人事業主の場合は、事業主が1部。 ➢同一の届出書は1つの法人（個人事業主の場合は事業主）につき1部。 |
| 特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況 | 参考様式 第3-6号 （別紙1） | |
| 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（署名欄） | 参考様式 第3-6号 （別紙2） | ➢複数の登録支援機関に支援を全部委託している場合。 ➢電子届出システムを利用して届出を行う場合は、支援の全部を委託しているすべての登録支援機関の署名を受けて、提出。 |
| 報酬支払証明書 | 参考様式 第5-7号 | ➢預貯金口座への振り込み以外の方法で報酬を支払っている場合。 ➢対象となる特定技能外国人全員分。 |
| 理由書 | 任意様式 | ➢届出期間内に届出ができなかった場合、その理由を記載した理由書を添付。 ➢その他の届出事項等について、特異な状況等を説明する必要がある場合にも、理由書を提出。 （提出が必要な場合の例） ・特定技能外国人に係る社会保険及び雇用保険の被保険者資格取得手続を行っていない場合→当該特定技能外国人の身分事項及び手続が未了である理由について説明 ・特定技能外国人又は特定技能所属機関に関する保険料又は税の納付を行っていない場合→納付を行っていない保険料の種類又は税目、納付を行っていない事務所名等と理由を説明 など |
一定の基準を満たす場合はAの書類、満たさない場合はBの書類を提出
下記の一定の基準を満たす特定技能所属機関は、基準を満たしていることがわかる書類を提出することで、労働保険や社会保険に係る資料、納税証明書などの提出を省略することが可能になります。
※入管から提出を求められた場合は、提出する必要があります。
【一定の基準】①～③のいずれにも該当している必要があります。
①過去3年間に指導勧告書の交付または改善命令処分を受けていない。
②在留諸申請をオンライン申請、各種届出を電子届出で行っている。
③一定の実績があり、適正な受入れを行うことが見込まれる機関（下記（ア）から（カ）までのいずれかに該当する機関）
（ア）日本の証券取引所に上場している企業
（イ）保険業を営む相互会社
（ウ）高度専門職省令第１条第１項各号の表の特別加算の項の中欄イまたはロの対象企業（イノベーション創出企業）
（エ）一定の条件を満たす企業等 ※ 一定の条件については、（https://www.moj.go.jp/isa/content/001378932.pdf）を参照。
（オ）前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収票 合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人
（カ）特定技能所属機関として3年間の継続した受入れ実績を有し、過去3年間に債務超過となっていない法人
A「一定の基準」を満たす場合に提出する書類
| 書類 | 書式 | 備考 |
|---|---|---|
| 一定の事業規模及び基準適合性に関する誓約書 | 参考様式 第5-16号 | |
| 四季報の写しまたは日本の証券取引所に上場していることを証明する文書の写し | － | ➢日本の証券取引所に上場している企業または保険業を営む相互会社の場合。 |
| 高度専門職省令第１条第１項各号の表の特別加算の項の中欄イまたはロの対象企業（イノベーション創出企業）であることを証明する文書 | － | ➢高度専門職省令第1条第1項各号の表の特別加算の項の中欄イまたはロの対象企業（イノベーション創出企業）の場合。 ※補助金交付決定通知書の写しなどが必要。 |
| 一定の条件を満たす企業等であることを証明する文書 | － | ➢一定の条件を満たす企業等の場合。 |
| 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し | － | ➢前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人の場合。 |
| 特定技能所属機関概要書 | 参考様式 第1-11-1号 | ➢届出時点で特定技能所属機関として3年間の継続した受入れ実績を有し、過去3年間に債務超過となっていない法人の場合。※「2決算状況」以外の記載は省略可。 |
| 書類省略に当たっての誓約書 | 参考様式 第1-29号 |
Ｂ「一定の基準」を満たさない場合に提出する書類
| 書類 | 書式 | 備考 | ||
|---|---|---|---|---|
| 基準適合性に関する誓約書 | 参考様式 第5-17号 | |||
| 特定技能所属機関概要書 | 参考様式 第1-11-1号 | |||
| 中長期在留者の受入れ実績等に関する資料 | 受け入れた中長期在留在留者リスト | 参考様式 第1-11-2号 | ➢自社支援を行い「特定技能所属機関概要書」の項番4（1）にチェックをした場合。 | |
| 生活相談業務を行った中長期在留者リスト | 参考様式 第1-11-3号 | ➢自社支援を行い「特定技能所属機関概要書」の項番4（2）にチェックをした場合。 ➢これに加えて、以下の書類も提出。 ・「支援責任者の履歴書」（参考様式第1-20号） ・「支援担当者の履歴書」（参考様式第1-22号） | ||
| 中長期在留者の受入れ実績等に関する資料 | 任意様式 | ➢自社支援を行い「特定技能所属機関概要書」の項番4（3）にチェックをした場合。 ➢特定技能所属機関が特定技能雇用契約および1号特定技能外国人支援計画の基準等を定める省令第2条第1項第1号ハを満たすことを証明する、任意の文書等を提出。 | ||
| 登記事項証明書 | 法務局 | ➢法人の場合。 | ||
| 業務執行に関与する役員または個人事業主の住民票の写し | 市役所等 | ➢マイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるもの。 | ||
| 特定技能所属機関の役員に関する誓約書 | 参考様式 第1-23号 | ➢法人であって、特定技能外国人の受入れに関する業務執行に関与しない役員がいる場合。 | ||
| 労 働 保 険 料 の 納 付 に 係 る 資 料 | 労働保険事務組合に事務委託していない場合 | 労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書(事業主控)の写し、および申告書に対応する領収証書(口座振替結果通知ハガキ)の写し | － | ➢直近1年分。 ➢労働保険の適用事業所でない場合には、労災保険に代わる民間保険の加入を証明する書類を提出。 ➢口座振替結果通知ハガキを紛失した場合には、都道府県労働局発行の「労働保険料等口座振替結果のお知らせ」を提出。 |
| 労働保険事務組合に事務委託している場合 | 労働保険事務組合が発行した労働保険料等納入通知書の写し、および通知書に対応する領収証書(口座振替結果通知ハガキ)の写し | － | ||
| 社 会 保 険 料 の 納 付 に 係 る 資 料 | 健康保険・厚生年金保険の適用事業所の場合 | 社会保険料納入状況回答票、または健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し | 社会保険料納入状況回答票は、日本年金機構 | ➢届出日の属する月の前々月までの12か月分。（例：2025年4月届出の場合は、2024年3月～2025年2月分が必要。） ➢納付や換価の猶予を受けている場合で、社会保険料納入状況照会回答票にその旨の記載がないときは、納付の猶予許可通知書または換価の猶予許可通知書の写しを提出。 |
| 健康保険・厚生年金保険の適用事業所でない場合 | 個人事業主のマイナポータルからダウンロードした医療保険の資格情報の写し、または個人事業主の資格確認書の写し | － | ➢保険者番号及び被保険者等記号・番号をマスキング（黒塗り）したもの。 | |
| 個人事業主の国民健康保険料（税）納付証明書 | 市役所等 | ➢直近1年分。 ➢保険者番号及び被保険者等記号・番号をマスキング（黒塗り）したもの。 ➢納付や換価の猶予を受けている場合で、国民健康保険料（税）納付証明書にその旨の記載がないときは、これらに係る通知書の写しも必要。 | ||
| 個人事業主の被保険者記録照会（納付Ⅱ）または個人事業主の国民年金保険料領収証書の写し | 個人事業主の被保険者記録照会（納付Ⅱ）は、日本年金機構 | ➢届出日の属する月の前々月までの12か月分。（例：2025年4月届出の場合は、2024年3月～2025年2月分が必要。） ➢基礎年金番号をマスキング（黒塗り）したもの。 | ||
| 個人事業主の被保険者記録照会回答票 | 日本年金機構 | ➢健康保険・厚生年金保険の適用事業所でない場合であって、被保険者記録照会（納付Ⅱ）を提出する場合。 ➢基礎年金番号をマスキング（黒塗り）したもの。 | ||
| 納税証明書（その３） | 税務署 | ➢法人の場合の該当税目は①源泉所得税及び復興特別所得税②法人税③消費税及び地方消費税。 ➢個人事業主の場合の該当税目は①源泉所得税及び復興特別所得税②申告所得税及び復興特別所得税③消費税及び地方消費税④相続税⑤贈与税。 ➢納税の猶予または納付受託の適用を受けている場合は、当該適用がある旨の記載がある納税証明書および未納がある税目についての納税証明書（その1）も提出。 | ||
| 直近1年度分の法人住民税又は個人住民税の納付に係る資料 | 法人の場合 | 法人住民税の納税証明書 | 市役所等 | ➢直近1年分。 ➢納税緩和措置(換価の猶予、納税の猶予または納付受託)の適用を受けている場合に、当該適用を受けていることが納税証明書に記載されていないときは、当該適用に係る通知書の写しも提出。 |
| 個人事業主の場合 | 個人事業主の個人住民税の納税証明書 | 市役所等 | ||
各種届出様式や公的書類の取得先および取得方法については、下記をご参照ください。
なお、上記の場合であっても、届出書本体や公的機関による証明書以外の手元に揃っている添付書類は、5月31日までに提出する必要があります 。
提出期限の5月31日より後に提出する場合は、書類の発行を受け次第、下記の別紙を添えて速やかに追加提出をする必要があります。
届出の提出方法
届出の提出方法は、電子届出による提出と特定技能所属機関の住所を管轄する入管へ郵送または持参する2通りの方法があります。
電子届出
電子届出で提出する場合は、事前に電子届出システムから利用者登録をする必要があります。
電子届出システムで承認された利用者IDと設定したパスワードを入力して届出をします。
郵送・持参による届出
届出書を郵送また持参する場合は、特定技能所属機関の住所を管轄する入管へ提出します。
法人の場合は、登記上の本店所在地を管轄する入管が提出先となります。
新ルールによる適正な届出に向けて
2026年度から新ルールとなった特定技能の「定期届出」は、提出頻度が年1回へと緩和され、特定技能所属機関の事務負担を軽減する見直しとなりました。しかし、期間や提出期限（毎年5月31日）が大きく変更されたほか、一定の基準を満たすことで書類が省略できる緩和措置が新設されるなど、実務においては「新しいルールに基づいた正確な理解」が求められます。
定期届出の不履行は、「特定技能外国人の受入れ停止」という深刻なペナルティに繋がるリスクがあります。また、書類作成に関する行政書士法の規定など、コンプライアンス（法令遵守）の徹底も特定技能所属機関の社会的責任として欠かせません。
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